Persondatapolitik i Folkekirkens Skoletjeneste i Kgs. Lyngby - Rudersdal

Persondata

Hvilke persondata indsamler vi?

Folkekirkens Skoletjenesten i Kgs. Lyngby – Rudersdal modtager løbende tilmeldinger fra kommunens undervisere, der tilmelder sig vores tilbud. Her modtager vi følgende personoplysninger.

• Navn
• Mailadresse
• Telefonnummer
• Arbejdsplads/skole
• Hvilke klasser underviseren tilmelder

Når vi modtager en tilmeldingsmail, indskrives ovenstående oplysninger i et exel-skema der er placeret i en Dropboksmappe. Dropboksen er beskyttet af password, og kun skoletjenestens ansatte har adgang hertil. Dropboks overholder ifølge deres hjemmeside EU´s databeskyttelseslov. 

Vi indsamler ingen form for persondata på de elever vi møder gennem vores undervisningsaktiviteter. 

Hvad bruger vi persondata til?

Persondata på undervisere bruges udelukkende til information og koordinering i forbindelse med de undervisningsforløb, som den enkelte underviser har tilmeldt sig.

Til kommunikation og fremsendelse af materialer bruges først og fremmest mail.

Telefonnummer bruges til fremsendelse af reminder-sms og i enkelte tilfælde til at ringe op og lave nærmere aftaler omkring et forløb. 

Der er ikke andre end skoletjenestens medarbejdere, der har adgang til personoplysningerne

Personoplysninger deles ikke med andre.

Personoplysninger opbevares også i fysisk det skoleår som papirudgaver af modtagne tilmeldingsblanketter fra de til skolerne og lærerne uddelte års-brochurer, for at kunne korrigere for evt. tastefejl ved elektronisk behandling. 

Hvor længe opbevares persondata?

Personoplysningerne slettes 3 år efter afslutningen af det skoleår, hvor vi har modtaget tilmeldingerne. Denne sletning sker manuelt. Vi opbevarer oplysningerne i 3 år, fordi vi bruger informationerne om hvilke skoler og klasser der har deltager i tidligere forløb, til at udvælge, hvilke skoler og klasser der får tilbudt forløb i indeværende skoleår. Dette sker for at sikre en rimelig fordeling af skoletjenestens ressourcer mellem de forskellige skoler og klasser. Bunken af tilmeldinger opbevares aflåst udenfor medarbejdernes kontortid. 

Hvis en underviser ønsker at få slettet sine persondata umiddelbart efter det forløb han/hun har tilmeldt sig, kan det ske ved at sende en mail til skoletjenesten. 

Særligt omkring skoletjenestens nyhedsbrev til det folkekirkelige bagland.

Skoletjenesten udsender et nyhedsbrev 2 gange om året til menighedsrådsmedlemmer, sognepræster, organister og øvrige kirkelige ansatte på børne- og kulturområdet

Til modtagere af nyhedsbrevet har vi følgende persondata.

• Navn
• Mailadresse